6.1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูล

     ในยุคที่คอมพิวเตอร์เริ่มเข้ามามีบทบาทในเกือบทุกวงการ ได้เริ่มมีการนำข้อมูลต่างๆ ที่จากเดิมเคย เก็บอยู่ในรูปเอกสารนำมาจัดเก็บด้วยคอมพิวเตอร์ เนื่องจากความสามารถที่หลากหลายของคอมพิวเตอร์ที่สามารถจัดเก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก ประมวลผลได้รวดเร็ว มีความแม่นยำ ในการประมวลผล ซึ่งในช่วงแรกก่อนที่จะเป็นการใช้งานระบบฐานข้อมูลนั้น การจัดเก็บข้อมูลต่างๆ จะอยู่ในลักษณะของแฟ้มข้อมูล ซึ่งการสร้างแฟ้มข้อมูลขึ้นมาเพื่อใช้จัดเก็บข้อมูล จะมีโครงสร้างขึ้นอยู่กับโปรแกรมภาษาคอมพิวเตอร์ที่ใช้ ทำให้เกิดข้อจำกัดต่างๆ มากมาย 

6.1.1 ข้อมูล (Data)

     ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานในกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งขององค์กร หน่วยงาน ข้อมูลทั่วไปในชีวิตประจำวัน เป็นต้น ซึ่งข้อมูลเหล่านั้นอาจได้มาจากการจดบันทึก การสังเกต การสัมภาษณ์ หรือเอกสารต่างๆ อาจจะเป็นข้อมูลที่มีความซ้ำซ้อน ความขัดแย้งของข้อมูล อาจเป็นข้อมูลที่เป็นจริง หรือข้อมูลที่เป็นเท็จ จึงต้องมีการนำข้อมูลมาจัดการให้เป็นระบบอย่างมีประสิทธิ์รูป

6.1.2 สารสนเทศ (Information)

     สารสนเทศ (Information) คือ ข่าวสารที่ได้มาจากการประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความถูกต้องจนสามารถนำไปใช้งานได้ ในบางครั้งสารสนเทศที่ได้มาอาจเป็นเพียงข้อมูลบางส่วนของระบบสารสนเทศอีกระบบงานหนึ่ง ซึ่งผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลและสารสนเทศได้อย่างรวดเร็ว และสามารถนำสารสนเทศเข้ามาใช้ได้ทันต่อเหตุการณ์จะเป็นผู้ที่ได้เปรียบในทางข่าวสาร ดังนั้น สารสนเทศจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นในการดำเนินชีวิต และการดำเนินงานทางธุรกิจ การทำให้ข้อมูลถูกแปลงเป็นสารสนเทศได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้ง่ายต่อการนำมาใช้งาน คือ การนำระบบฐานข้อมูลเข้ามาใช้ เพราะระบบฐานข้อมูลมีความสามารถในการสร้างสภาวะแวดล้อมที่จะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ดี